为进一步规范学校会议办理流程，提高办会质效，特制定本规程。
第一部分 会议类型及分工
一、会议类型
学校日常会议主要包括党委会会议、党委会专题会议、校长办公会、校长专题会、一般性专题会议、工作例会、全校性工作会议等。
二、会议承办
党委会会议、党委会专题会议、校领导周例会由组织部（党办）负责，校长办公会、校长专题会由学校办公室负责；其他会议由承办部门（单位）具体负责。主要领导参加的会议，组织部（党办）、学校办公室要加强统筹、审核把关。
第二部分 会议组织
一、会前准备
（一）会议报批。承办部门（单位）负责起草会议方案，报分管领导或主要领导审定。
（二）落实会场。承办部门（单位）根据会议方案提前落实会场。
（三）会议通知。承办部门（单位）根据会议方案开展通知、组织等工作。
（四）材料准备。承办部门（单位）根据会议需要确定会议材料类型、份数。会议发言材料由对口业务部门负责审核，送分管领导审定后，由承办部门（单位）按照统一格式排印。
（五）汇报准备。涉及工作汇报的会议，相关议题一般由承办部门（单位）主要负责同志进行汇报，根据会议重要性可报请分管领导进行汇报。
（六）会场准备。承办部门（单位）根据会议和场地（部分会议场地由学校办公室统一管理）需要，提前做好席卡和会议资料摆放、话筒和音响检查、视频连线保障、投影激光笔准备、会场茶水服务等。
（七）食宿准备。承办部门（单位）根据会议（活动）需要，提前做好参会人员住宿、就餐安排。
（八）宣传工作准备。承办部门（单位）根据会议（活动）内容，确定新闻宣传需求，填报《湖北城市建设职业技术学院信息发布审批备案表》。有摄影、摄像、视频直播、图片直播、短视频等宣传需求的，承办部门（单位）应在制定会议（活动）方案时通知宣传部提前介入，协助制定宣传方案。
二、会场服务
（一）会场联络。承办部门（单位）应安排会务工作人员提前进入会场，检查会场准备情况，组织会议签到，统计出席人员情况，未到会的要及时提醒。会议开始前将参会人员情况向主持人报告。
（二）会议记录。承办部门（单位）应指定专人做好会议记录等。
（三）会场照应。会务工作人员负责安排、引导与会人员进入会场，维护会场纪律，及时处理会议期间领导临时交办事项，发现问题要迅速解决。
三、会后落实
（一）会议纪要。根据会议需要，由承办部门（单位）草拟会议纪要，按学校发文流程送审，于3个工作日内印发。专题会会议纪要于会后3个工作日内发学校办公室存档。
（二）事项落实。会议需要落实的决定事项，由责任部门（单位）具体负责，并由承办部门将落实情况报告会议召集领导。主要领导交办的事项，由责任部门（单位）具体负责落实，组织部（党办）、学校办公室、纪委办公室负责纳入督办清单，根据《湖北城市建设职业技术学院督办工作办法（试行）》在规定时间内督办回告，形成工作闭环。
（三）资料归档。承办部门（单位）会后应整理主要领导讲话，送学校办公室存档，并及时汇总整理会议资料，做好归档。
（四）宣传工作。宣传部负责统筹宣传工作。根据会议（活动）需要，承办部门（单位）负责起草宣传稿件，经分管领导审签同意后，送宣传部核稿、编辑，由宣传部审定发布。涉及上报上级部门新闻须主要领导审批发布。
第三部分 党委会会议
党委会会议一般每两周召开一次，遇有重要或特殊情况经学校党委书记同意可以随时召开。会议由党委书记召集并主持，党委书记因故不能参加会议的，可以委托党委副书记召集并主持。
一、议题确定。学校党委会会议议题由党委书记提出，或者由党委其他委员提出建议，经党委书记综合考虑后确定。集体决定重大事项前，党委书记、校长和有关领导班子成员要个别酝酿、充分沟通。凡属学校党委委员自身职权范围内决定的事项，一般不提交党委会研究讨论。
二、会议审批。议题承办部门（单位）向组织部（党办）报送议题信息及经分管领导审核后的汇报材料，由组织部（党办）审核汇总，拟制会议方案，报党委书记审定。
三、材料准备。向学校党委的汇报材料由议题承办部门（单位）负责起草，会议材料（人事、案件、涉密议题除外）经分管领导审签报党委书记审批同意后，由议题承办部门（单位）排版、校对及时送组织部（党办），组织部（党办）审核后统一印制，会上发放。
四、会务工作。党委会会议由组织部（党办）负责，做好会议通知、会场服务、会议记录、事项督办、资料归档等工作。党委会会议纪要应于会后5个工作日内按照程序报批印发。干部任免和少数暂不宜向下公开的事项，可不发纪要。
五、党委会专题会议参照党委会会议相关要求执行。
第四部分 校长办公会
校长办公会议原则上每两周召开一次，遇有重要情况经校长同意可以随时召开。会议由校长召集并主持。校长不能参加会议的，可以委托副校长召集并主持。
一、议题确定。校长办公会议题由校长提出，也可以由校领导班子其他成员提出、校长综合考虑后确定。重要议题校长应当在会前听取党委书记意见，意见不一致的议题应暂缓上会。集体决定重要事项前，党委书记、校长和有关领导班子成员要个别酝酿、充分沟通。
二、会议审批。议题承办部门（单位）向学校办公室报送议题信息（《校长办公会议题申请单》（见附件4））及经分管领导审核后的汇报材料（人事、案件、涉密议题除外）。由学校办公室审核汇总，拟制会议方案，报校长审定。
三、材料准备。汇报材料由议题承办部门（单位）负责起草，会议材料（含《议题申请单》及全套汇报材料）经分管领导审签报校长审批同意后，由议题承办部门（单位）排版、校对及时送学校办公室。学校办公室审核后统一印制，会上发放。
四、会务工作。校长办公会由学校办公室负责，做好会议通知、会场服务、会议记录、事项督办、资料归档等工作。
五、校长专题会参照校长办公会会议相关要求执行。
第五部分 一般性专题会议
一般性专题会议由主要领导或分管领导召集并主持，研究、处理专项工作，根据需要确定参会范围，适时组织召开。
一、议题确定。一般性专题会议议题由校领导确定，或由各部门（单位）报请校领导同意后确定。
二、会议审批。主要领导主持召开的一般性专题会议，由承办部门（单位）提出会议方案（见附件6）送分管领导审批，分管领导应先行组织研究，并向主要领导汇报同意后召开。分管领导主持召开的专题会议，由承办部门（单位）提出会议方案送分管领导审定召开。
三、会务工作。由主要领导主持召开的，组织部（党办）、学校办公室要加强统筹，负责会务指导、事项督办、资料归档等，承办部门（单位）按照第二部分会议组织有关要求做好会务工作。分管领导主持召开的，由承办部门（单位）负责。多个会议连续召开的，实行候会制度。
第六部分 工作例会
工作例会一般指校领导周例会。校领导周例会由组织部（党办）负责。原则上每周第一个工作日召开，由党委书记主持，其他校领导参加会议，组织部（党办）、学校办公室负责人列席会议，其他列席人员由党委书记确定，会议主要是加强校领导之间沟通协调，及时复盘上一周工作，研究确定学校本周重点工作。
第七部分 全校性工作会议
全校性工作会议，指以主管部门或学校名义召开，需全体教职工参加的会议，会议一般由组织部（党办）、学校办公室负责。（全体教职工活动参照本会议规程组织，根据活动类型具体实施）。
一、主题确定。全校性工作会议主题由主管部门领导或学校主要领导、分管领导确定，或由牵头承办部门（单位）报请学校主要领导同意后确定。
二、会议审批。承办部门（单位）负责起草会议方案，报分管领导审定；需要主要领导参加的，经分管领导审签报主要领导审定；需要主管部门领导参加的，经学校主要领导审签后由组织部（党办）或学校办公室报主管部门相关处室对接联系。方案报批前，承办部门（单位）应提前按规定做好事前审批。
三、会务工作。由牵头承办部门（单位）自行组织实施，按照第二部分会议组织有关要求做好会务工作。
第八部分 相关要求
一、少开会，开短会
严格执行党中央和省委、省政府、省住建厅关于进一步精简会议的决策部署，控制会议规格、会议数量、会议规模，压缩会议时间，改进会议形式，简化会议程序，提高会议效率。
二、简办会，办实会
严格落实中央八项规定精神和省委六条意见，会议活动应厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效。
三、严会纪，正会风
严明会议纪律，参会人员应提前到达会场，不得迟到早退，并将手机关闭或调至静音状态。参会人员因事因病确实不能参加会议的，按照“谁召集会议，向谁请假”的原则，提前履行请假手续。会议期间，除机要人员及会议工作人员外，其他人员非经允许不得进入会场约请领导、传送文件；确有紧急情况的，由会议工作人员统一代办。
附件：
1.会议组织工作流程图
2.党委会会议、党委会专题会议流程图
3.校长办公会、校长专题会流程图
4.校长办公会议题申请单
5.一般性专题会议流程图
6.专题会议方案（模板）
7.全校性工作会议流程图
8.湖北城市建设职业技术学院信息发布审批备案表
9.大型会议会务工作清单
附件1：会议组织工作流程图
附件2：党委会会议、党委会专题会议流程图
附件3：校长办公会、校长专题会流程图
附件4：校长办公会议题申请单
提请部门 |
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提请部门 负责人（签字） |
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是否需要提请学校党委会会议研究 |
是（ ） 否（ ） |
拟列席部门（单位） |
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议题名称 |
（审议……；审定……；传达……精神，研究学校贯彻落实措施） |
议题概述 |
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上会材料 （附件） |
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分管领导意见 |
（是否向主要领导汇报，主要领导同意上会）
签 字： 年 月 日 |
注：（1）表格须填写完整并附上会议材料（人事、涉密等材料除外）；（2）会议议题实行一事一报，每张申请单只能填写一个事项，如需研究多个事项请分别填写；（3）请于会议召开前两个工作日将意见签署完整的表格及汇报材料交学校办公室存档。 |
校长办公会议题申请单
