会议室使用

关于进一步规范会议管理工作的通知

关于进一步规范会议管理工作的通知

各部门、各单位:

为进一步规范学校会议申请程序,提高工作计划性和规范性,根据《学校常态化疫情防控工作方案》,结合学校工作实际,现就我校各类会议审批报备工作的有关要求通知如下:

一、办会原则

坚持务实、高效的原则。统筹整合会议安排,会议内容能并则并,会议形式能简则简,会议规模能小则小,会议时间能短则短。

二、办会范围

(一)全校性会议,需在学年初列入学校年度会议计划,原则上不得临时提议召开全校性会议。

(二)专题会议,需非分管校领导和部门负责人参加的,报学校办公室统筹安排。会议由分管校领导主持并主讲。

(三)其他会议,需非分管校领导和部门负责人参加的,由各部门统筹安排。

三、会议组织

(一)会议报备和审批。各部门要提前一周在AIC上填写“行政楼会议室申请”,明确会议的名称、时间、地点、议程、参会领导、参会人员及人数等,经部门负责人及学校办公室审批同意后方可进行。

(二)会议室功能及规模

会议安排时遵循重要会议优先、先申请优先原则。会议申请单位根据参会人数和会议性质选择相应会议室。

1.行政楼A306会议室。一般用于工作沟通协调布置类会议,会议规模为15人以内;  

2.行政楼A308接待室。一般用于人数小于10人的例会和工作沟通协调布置类会议,会议规模为10人左右;  

3.行政楼B501会议室。一般用于重大对外接待、党委会、校长办公会工作沟通协调布置类会议,会议规模为40人以内;  

4.行政楼A501会议室。一般用于工作布置、小型报告、视频会议等会议和参会人数较多的例会,其他会议一般不安排在A501会议室,会议规模为80人左右;

5.行政楼四楼报告厅。一般用于全校性会议、学术报告会、大型工作布置会、大型对外接待会等,会议规模为150-180人左右;

(三)会议通知和发布。全校性会议、专题会议经校长审批同意后,会议主办部门负责起草会议通知,经学校办公室审核后,统一由学校办公室发布。全校性会议原则上须提前五天发布,专题会议原则上须提前三天发布。


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